Excel ist ein wunderbares Werkzeug – bis es nicht mehr eins ist. Der typische Kipppunkt bei Tanzschulen liegt bei 150–250 aktiven Schülern oder wenn zwei bis drei Personen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten müssten. Ab da wird die Verwaltung mehr Zeit fressen als der eigentliche Unterricht.
01Woran erkennst du, dass es Zeit ist?
- Du oder deine Rezeption verbringen mehr als 5 Stunden pro Woche mit Excel/Suche.
- Es gibt regelmäßig Konflikte, weil zwei Personen dieselbe Datei bearbeitet haben.
- Rechnungen und Mahnungen entstehen manuell – mit Fehlern.
- Eltern/Schüler fragen nach einem Portal, das du nicht anbieten kannst.
- Auswertungen (offene Forderungen, Auslastung, Konversion) sind reine Handarbeit.
026-Wochen-Fahrplan
| Woche | Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|---|
| 1 | Kandidaten prüfen, Demos ansehen, entscheiden | Studioleitung |
| 2 | Daten aufräumen: Duplikate, alte Kunden, Adressen | Rezeption |
| 3 | Testimport mit Musterdaten (10 Kunden, 3 Kurse) | Beide |
| 4 | Realimport aller Stammdaten (Kunden, Kurse, Räume) | Beide |
| 5 | Parallelbetrieb Excel + Software (Sicherheitsnetz) | Team |
| 6 | Excel archivieren, ausschließlich Software nutzen | Team |
03Typische Fallstricke
- „Wir importieren einfach alles” – nein, alles was nicht mehr aktuell ist, bleibt draußen.
- Keine Rollen definiert – jeder darf alles, keiner ist verantwortlich.
- Trainings-Session am Freitag um 16 Uhr, danach zwei Wochen Urlaub – Lerneffekt verpufft.
- Alte Excel-Datei bleibt „für den Notfall” offen – zwei Welten, doppelte Arbeit.
04Was du beim Anbieter fragen solltest
- Wie funktioniert der Datenimport aus Excel?
- Gibt es einen Portalzugang für Eltern und Schüler?
- Wie funktioniert die SEPA-Abrechnung und DATEV-Export?
- Wo liegen die Daten (DSGVO)?
- Was passiert bei Kündigung mit unseren Daten?
Häufige Fragen
- Wie lange dauert der Umstieg realistisch?
- Vier bis sechs Wochen bei disziplinierter Vorbereitung. Reine Bedienung ist nach 2–3 Stunden Training pro Person klar.
- Kann man den Umstieg im laufenden Semester machen?
- Ja, aber ideal ist der Übergang zum Semesterwechsel oder zur Sommerpause – weniger neue Anmeldungen parallel.
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