Jede Tanzschule bekommt Anfragen – über Website, Instagram, Empfehlung oder Anruf. Was bei den meisten fehlt, ist ein sauberer Prozess dahinter. Und das kostet richtig Geld: Studien und unsere eigenen Auswertungen zeigen, dass Schulen ohne strukturierten Vertrieb 40 bis 60 % ihrer Anfragen verlieren, bevor sie überhaupt eine Probestunde besuchen.
01Die 5 Stufen der Tanzschul-Pipeline
| Stufe | Definition | Ziel-Aktion |
|---|---|---|
| Anfrage | Erstkontakt (Formular, Nachricht, Anruf) | innerhalb 4 h antworten |
| Qualifiziert | Kurswunsch und Zeitfenster geklärt | Probestunde vorschlagen |
| Probestunde geplant | Termin fix | Erinnerung 24 h vorher |
| Probestunde besucht | Feedback eingeholt | Anmelde-Angebot binnen 48 h |
| Stammkunde | Vertrag / SEPA-Mandat | Onboarding + Portal-Zugang |
02Was jede Stufe braucht
- Anfrage: einheitliches Formular auf Website und Landingpages, das direkt im CRM landet – keine E-Mail-Weiterleitung, die untergeht.
- Qualifizierung: 2–3 Standardfragen (Kurswunsch, Tanzerfahrung, Wunschzeit). 2 Minuten pro Lead.
- Probestunde: automatische Bestätigung + Kalender-Erinnerung. Wer eine Erinnerung erhält, kommt in über 90 % der Fälle.
- Follow-up: 48 Stunden nach Probestunde persönliches Angebot – nicht später.
- Onboarding: die ersten 30 Tage entscheiden über Bindung. Namensschild, Vorstellung im Kurs, Portal-Zugang.
03Wartelisten aktiv nutzen
Kein freier Platz? Perfekt – Warteliste ist kein Nein, sondern ein „Ja, sobald”. Fasse Anfragen für ausgebuchte Kurse strukturiert zusammen, informiere bei Nachrücken sofort per E-Mail/SMS und prüfe monatlich, ob ein neuer Kurs sinnvoll ist. Software kann das automatisch bewerten.
04Kennzahlen, die du monatlich anschaust
- Anfragen pro Woche und Quelle (Instagram, Website, Empfehlung).
- Konversionsrate Anfrage → Probestunde (Ziel: > 60 %).
- Konversionsrate Probestunde → Anmeldung (Ziel: > 70 %).
- Reaktionszeit Anfrage → erste Rückmeldung (Ziel: < 4 Stunden).
Häufige Fragen
- Reicht Excel für die Pipeline?
- Bis ca. 5 Anfragen pro Woche ja. Danach sind Erinnerungen, Automatik-Antworten und Auswertung ohne CRM praktisch nicht mehr leistbar.
- Wie schnell muss ich auf Anfragen antworten?
- Idealerweise unter einer Stunde, spätestens am selben Tag. Reaktionszeit ist der wichtigste Einzelfaktor für die Konversion.
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